Xử lý những sai sót: Sai số lượng hàng hóa, đơn giá, mức thuế xuất…. của hóa đơn điện tử không có gì phức tạp, kế toán xử lý những sai sót đó tương tự như xử lý Hóa đơn giấy. Nhưng so với hóa đơn giấy doanh nghiệp phải làm thủ công thì việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử có sẵn các mẫu biên bản ngay trên phần mềm, kế toán xử lý và gửi trực tiếp trên phần mềm.
1. Xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã của Cơ quan Thuế
– Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót. Xử lý sai sót như sau:
Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
Bước 2: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
– Trường hợp có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót. Xử lý sai sót như sau:
Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
Bước 2: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót hóa đơn đã được cấp mã. Xử lý sai sót như sau:
Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan Thuế.
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót sau khi cấp mã quy định tại Điều 17, Nghị định 119/2018/NĐ-CP
2. Xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập
-Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện). Xử lý sai sót như sau:
Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.
– Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Xử lý sai sót như sau:
Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót
Bước 2: Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.
