1.Khái niệm chứng từ:
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Hóa đơn chứng từ hợp pháp:
– Đó là hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cấp phát cho các đơn vị kinh doanh.
– Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
– Hóa đơn do doanh nghiệp tự tin theo mẫu và đã được cơ quan thuế chấp nhận.
2.Chứng từ hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ:
2.1 Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật
2.2 Hóa đơn, chứng từ hợp lý là nói đến chi phí hợp lý:
Chi phí có hoá đơn hợp pháp vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý, nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đúng – phù hợp với nội dung kinh doanh và tình hình hoạt động cũng như hiện trạng của Doanh nghiệp.
Hay như doanh nghiệp không có phương tiện vận tải mà lại có hóa đơn mua nhiên liệu phục vụ vận tải để kê khai thuế GTGT và hạch toán chi phí là không hợp lý.
2.3 Hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn:
Chi phí hợp lý, hợp lệ phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp chỉ mới đáp ứng 03 yêu cầu cơ bản. Trong một số trường hợp, chi phí phát sinh còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như: không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …), không vượt mức khống chế (chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo, … không vượt quá % trên tổng chi phí). Nếu chi phí phát sinh quá lớn hoặc chi phí đã trả cho nhiều kỳ thì phải phân bổ dần, …
2.4 Ngoài ra, hóa đơn chứng từ cần phải đảm bảo các nội dung sau:
– Ghi đầy đủ rõ ràng ngày tháng hóa đơn, thông tin khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản,…
– Ghi chính xác, rõ ràng tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thành toán…
– Phải có đầy đủ chữ ký, người mua, bán, giám đốc. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải đóng dấu treo và có giấy ủy quyền, và người được ủy quyển ký vào đây. Hóa đơn bán hàng qua mạng, điện thoại thì phần chữ ký người mua phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại.
– Hóa đơn hợp lệ dùng là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Ngoài những điểm trên thì các bạn cần chú ý:
-
Không vượt định mức như tiêu hao nguyên vật liệu
- Không vượt các định mức không chế
-
Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng thì mới được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
